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KPI formazione: come misurare la formazione aziendale

La formazione del personale è diventato un investimento strategico fondamentale per le imprese moderne, con cui è possibile far acquisire ai propri dipendenti nuove competenze e favorire la crescita generale dell'organizzazione. Tuttavia, per garantire che gli investimenti producano risultati tangibili, è importante misurare l'efficacia della formazione attraverso delle metriche efficaci.

Per fare ciò esistono degli indicatori definiti come KPI (Key Performance Indicator, o indicatori chiave di prestazione), che, se sviluppati nel modo corretto, possono diventare degli strumenti fondamentali per misurare le performance dei corsi di formazione.

In questo articolo parleremo dell'importanza dei KPI per misurare l'efficacia della formazione aziendale, descrivendo le principali metriche e alcuni modelli da poter utilizzare all'interno della propria organizzazione.

KPI formazione: cosa sono e come funzionano

I KPI (Key Performance Indicator) sono delle metriche quantificabili che permettono di valutare il successo di una determinata attività rispetto agli obiettivi prefissati. Questi indicatori possono essere utilizzati sia durante lo svolgimento delle attività, per misurare lo stato di avanzamento e valutare eventuali scostamenti dal piano ideale, o alla fine del progetto, per valutare in questo caso l'efficacia delle azioni che sono state messe in atto.

Nel contesto della formazione aziendale, i KPI aiutano a misurare l'efficacia dei programmi formativi, a identificare aree di miglioramento e allineare le attività con gli obiettivi dell'organizzazione. Comprendere le skills che posseggono i propri dipendenti e il loro livello di formazione consente, ad esempio, di individuare lacune e selezionare corsi di formazione specifici per coprirle. Oppure, se un'organizzazione vuole sviluppare nuovi processi o introdurre nuove tecnologie, potrà indirizzare i programmi formativi verso determinati argomenti, supportando i progressi dei propri dipendenti attraverso delle metriche studiate su misura.

KPI formazione: cosa sono e come funzionano - In training

KPI formazione: perché è importante misurare la formazione

Misurare e tenere monitorata la formazione aziendale è un'attività fondamentale, sia per la rendicontazione delle attività che per misurare il successo e i progressi dei piani formativi. Sviluppare dei processi e delle metriche di valutazione è fondamentale sia per la crescita dei dipendenti che per i responsabili HR, che possono capire l'efficacia dei programmi e identificare le skills che sono state acquisite.

Ecco alcuni motivi per cui dovresti implementare dei KPI per misurare la formazione aziendale:

Efficacia della formazione: determinare se i programmi formativi stanno portando i risultati sperati, in base agli obiettivi che sono stati prefissati dall'azienda.
Ottimizzazione delle risorse: dei KPI efficaci consentono di identificare quali iniziative offrono il miglior ritorno sull'investimento, ottimizzando le risorse ed evitando sprechi.
Miglioramento continuo: i KPI possono essere utilizzati in un'ottica di miglioramento continuo e crescita dei dipendenti.
Allineamento agli obiettivi aziendali: assicurare che le competenze sviluppate supportino gli obiettivi strategici dell'organizzazione.

KPI formazione: perché è importante misurare la formazione - In training

Modelli di valutazione della formazione

Oltre all'utilizzo di metriche specifiche come i KPI, esistono anche alcuni modelli che consentono di valutare l'efficacia della formazione sotto diversi punti di vista.

Il modello di Kirkpatrick, ad esempio, è uno dei modelli più conosciuti. Esso si articola in 4 fasi, ovvero:

Reazione: misura la soddisfazione dei partecipanti rispetto al corso.
Apprendimento: valuta l'incremento delle conoscenze e delle competenze.
Comportamento: analizza l'applicazione pratica delle competenze acquisite nel contesto lavorativo.
Risultati: esamina l'impatto sui risultati aziendali, misurando, ad esempio, l'aumento della produttività o la riduzione dei costi.

Un altro strumento molto utile è la balanced scorecard, ovvero uno strumento che consente di monitorare l'efficacia dei piani formativi sotto quattro prospettive:

Finanziaria: ritorno economico della formazione.
Clienti: analizza come la formazione influisce sulla soddisfazione dei clienti.
Processi interni: esamina l'efficienza dei processi formativi.
Apprendimento e crescita: misura lo sviluppo delle competenze e la crescita professionale dei dipendenti.

Modelli di valutazione della formazione - In training

KPI formazione: esempi di metriche

Ecco alcuni esempi di KPI con cui è possibile monitorare l'efficacia dei programmi formativi:

Costo per dipendente e ROI della formazione: confrontando l'investimento medio per la formazione dei dipendenti con i benefici ottenuti (aumento della produttività, riduzione degli errori, retention), è possibile valutare l'efficacia degli investimenti per la formazione.
Tasso di partecipazione: indica la percentuale di dipendenti iscritti che frequentano effettivamente i corsi. Un valore basso può segnalare disinteresse o problemi a livello organizzativo.
Ore medie di formazione per partecipante: misura l'impegno di tempo medio richiesto ai dipendenti. È importante stabilire un target e definire un numero di ore corretto per massimizzare l'efficacia della formazione.
Risultati dei test: sottoponendo i partecipanti a dei test prima e dopo il corso, è possibile misurare l'incremento reale delle competenze ottenuto grazie alla formazione, valutando in questo modo l'efficacia didattica.
Tasso di soddisfazione dei partecipanti: attraverso dei questionari e survey post corso è possibile ottenere informazioni importanti sulla loro soddisfazione in merito all'esperienza di apprendimento.
Tasso di applicazione delle competenze: misura se le competenze acquisite vengono utilizzate nel lavoro quotidiano, spesso tramite rilevazioni o sondaggi.
Gap delle competenze: KPI utilizzato per valutare il gap tra le competenze possedute dal personale e quelle che dovrebbero acquisire per svolgere al meglio il proprio lavoro, oppure per ricoprire una nuova posizione lavorativa. Consente di indirizzare al meglio i programmi formativi, individuando corsi di formazione specifici per colmare tale gap.

Oltre a questi, esistono anche alcuni KPI che vengono influenzati dalla formazione. Un esempio è l'adizione di strumenti informatici, come nuovi software, che possono migliorare notevolmente l'efficienza di un'impresa.

Il tasso di promozione interna consente di capire quanto frequentemente i dipendenti hanno un upgrade della propria posizione lavorativa. Un alto tasso di promozione indica che la formazione è in grado di far crescere a livello professionale i dipendenti.

Questo influisce direttamente anche sul tasso di turnover, riducendo le dimissioni e spingendo i dipendenti a restare più a lungo in azienda.

KPI formazione: come implementare un sistema efficace

Implementare un sistema efficace per misurare l'efficacia della formazione aziendale è un processo che richiede un'attenta analisi e l'individuazione di metriche specifiche. Ecco come puoi individuare i KPI migliori per le tue esigenze:

Definizione degli obiettivi: stabilire chiaramente gli obiettivi da raggiungere tramite la formazione e le principali competenze che devono essere acquisite.
Selezione dei KPI: scegliere indicatori rilevanti, misurabili e in linea con gli obiettivi individuati in precedenza.
Raccolta e analisi dei dati: utilizzare strumenti efficaci per raccogliere informazioni e feedback dai dipendenti che partecipano ai corsi di formazione.
Revisione e miglioramento: analisi dei risultati per individuare possibili miglioramenti e apportare le necessarie modifiche.

Formazione finanziata: uno strumento per abbattere i costi della formazione

I costi per la formazione dei dipendenti possono essere un problema per le imprese, specialmente per le PMI, che potrebbero non disporre della liquidità necessaria per garantire un buon livello di formazione alle proprie risorse.

Uno strumento che consente di risolvere questo problema è la formazione finanziata, che consente di ridurre notevolmente i costi legati alle attività di formazione. Attraverso i fondi interprofessionali (come Fondimpresa, Fondirigenti ecc.) le imprese possono destinare lo 0,30% della retribuzione lorda (contributo già versato obbligatoriamente all'INPS) per finanziare la partecipazione a corsi aziendali.

L'adesione a questi fondi è gratuita e permette di azzerare o ridurre significativamente tutti i costi. Grazie a questo meccanismo, le imprese di qualsiasi dimensione possono far partecipare i propri dipendenti a percorsi formativi su misura, permettendo loro di acquisire le competenze necessarie per svolgere al meglio il loro ruolo all'interno dell'azienda.